KVK Politikaları

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

Önsöz

Kişisel Verilerin Korunması Türkiye Gıda ve İçecek Sanayii Dernekleri Federasyonu (TGDF) için büyük önem arz etmektedir. Bizimle herhangi bir şekilde temas ederek herhangi bir kişisel verisini bize bırakmış olan herkesin bilgilerini titizlikle muhafaza etmekteyiz. Bu bilgilerin güvenliğini sağlamak için TGDF içinde gerekli bütün tedbirleri aldık. TGDF ile kişisel verilerinizin güvende olacağı duygusuyla işlem yapabilirsiniz. Gerek T.C. Anayasası gerekse Kanunları ile güvence altına alınan verilerinizle ilgili haklarınıza riayet edeceğiz. Aşağıda TGDF'de yürürlüğe konulan Gizlilik Politikasını sizlerle paylaşıyoruz.

Sizlerden gelecek iyileştirme önerilerine, başvurularınıza ve olası şikayetlerinize karşı bütün duyarlılığı göstereceğimizden emin olabilirsiniz. Kişisel verilerinizle ilgili bütün tereddütlerinizde bizlere başvurabilirsiniz. Bizler bütün hizmetlerimizde olduğu gibi kişisel verilerinizin korunmasında da aynı hassasiyeti ve özeni göstereceğiz.

Saygılarımızla,

Türkiye Gıda ve İçecek Sanayii Dernekleri Federasyonu (TGDF)

Amacı

Bugüne kadar Türkiye Gıda ve İçecek Sanayii Dernekleri Federasyonu (TGDF) olarak uğraştığımız işlerin hassasiyeti gereğince toplanan kişisel veriler gizli tutulmuş ve hiçbir zaman üçüncü kişilerle amacı dışında paylaşılmamıştır. Kişisel verilerin korunması, TGDF'n,n temel politikasıdır. Herhangi bir yasal düzenleme olmadan önce de TGDF, kişisel verilerin gizliliğine büyük önem vermiş ve bunu bir çalışma ilkesi olarak benimsemiştir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) getirdiği bütün sorumluluklara da uymayı TGDF olarak taahhüt etmekteyiz.

Kapsamı ve Değiştirilmesi

TGDF tarafından hazırlanan bu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“KVK Politikası”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak hazırlanmıştır. Kanun, bugün itibariyle bütün hükümleri ile yürürlüğe girmiştir.

Sizlerden rızanızla ya da Kanun’da sayılan diğer hukuka uygunluk halleri gereği elde edilmiş veriler, sunmuş olduğumuz hizmetlerin kalitelisinin arttırılması ve kalite politikamızın iyileştirilmesi amacıyla kullanılacaktır. Yine elimizdeki bazı veriler ise, kişisel olmaktan çıkarılmakta ve anonimleştirilmektedir. Bu veriler, istatistiki amaçlarla kullanılan verilerdir ve Kanun uygulamasına ve Politikamıza tabi değildir.

TGDF KVK Politikası, müşterilerimizin, müşteri adaylarımızın, çalışanlarımız ile bizimle çözüm ortaklığı içinde çalışan şirketlerin müşterileri ve çalışanlarının ya da diğer kişilerin otomatik olarak elde edilen verilerinin korunmasını amaçlar ve bunlara ilişkin düzenlemeleri içerir.

TGDF, Politikamızı Kanuna uygun olmak ve kişisel verilerin daha iyi korunması şartı ile, değiştirme hakkına sahiptir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi İle İlgili Temel Kurallar

1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: TGDF, topladığı ya da kendisine diğer şirketlerden gelen verilerin kaynağını sorgular ve bunların hukuka uygun ve dürüstlük kuralları çerçevesinde elde edilmesine önem verir.
2. Doğru ve gerektiğinde güncel olma: TGDF, kurum bünyesinde bulunan bütün verilerin doğru bilgi olmasına, yanlış bilgi içermemesine ve nihayet kişisel verilerde değişiklik olduğu takdirde bunları kendisine iletildiği takdirde güncellemeye önem verir.
3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: TGDF, ancak sunduğu ve hizmet sırasında kişilerden onayını aldığı amaçlarla sınırlı şekilde verileri işler. İş amacı dışında verileri işlemez, kullanmaz ve kullandırtmaz.
4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: TGDF, sadece verileri işlendikleri amaçla sınırlı ve hizmetin gerektirdiği ölçüde kullanır.
5. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: TGDF, sözleşmeler kaynaklı verileri Kanunun ihtilaf çıkma süreleri, ticaret ve vergi hukukunun gereklilikleri kadar bünyesinde muhafaza eder. Buna karşın bu amaçlar ortadan kalktığında veriyi siler ya da anonimleştirir. Bunları Kişisel Verileri Silme Yönergesi’ne göre siler veya yok eder.

Önemle belirtelim ki, TGDF, verileri ister rızaya dayanarak isterse kanuna uygun bir şekilde toplamış ya da işlemiş olsun yine de yukarıda sıraladığımız bu ilkeler geçerlidir.

Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesinde Sayılan Hakları

KVKK m.11’e göre aşağıda sayılan haklarınız bulunmaktadır. Bu haklarınızı kolaylaştırmak için sizler için ayrıca bir başvuru formu da TGDF tarafından hazırlanmış ve internet sayfanızda sizlere sunulmuştur.

Kişisel verileri işlenen kişiler, TGDF tarafından internet sayfamızda duyurulan ilgilimize başvurarak kendi verisi ile ilgili olarak;

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6. KVKK’nın 7. Maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde, KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir. TGDF olarak bu haklara saygılıyız.

Azami Tasarruf İlkesi/Cimrilik İlkesi

Azami tasarruf ilkesi ya da cimrilik ilkesi adı verilen bu ilkemize göre TGDF'ye ulaşan veriler, ancak gerekli olduğu kadar sisteme işlenir. Bu nedenle hangi verileri toplayacağımız amaca göre belirlenir. Gerekli olmayan veriler toplanmaz. TGDF'ye intikal eden diğer veriler de aynı şekilde TGDF bilişim sistemlerine aktarılır. Fazlalık bilgiler, sisteme kaydedilmez, silinir ya da anonim hale getirilir. Bu veriler, istatistiki amaçlarla kullanılabilir.

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kanunen saklanması gereken sürelerin dolması, yargı süreçlerinin tamamlanması ya da diğer gereklilikler ortadan kalktığında TGDF tarafından bu veriler kendiliğinden ya da ilgili kişinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

Doğruluk ve Veri Güncelliği

TGDF bünyesinde bulunan veriler, kural olarak ilgili kişilerin beyanı üzerine beyan ettiği şekilde işlenir. TGDF, müşteriler ya da TGDF ile temas kuran kişilerin beyan ettiği verilerin doğruluğunu araştırmak zorunda olmadığı gibi bu hukuken ve çalışma ilkelerimiz nedeniyle de yapılmaz. Beyan edilen veriler, doğru kabul edilir. Kişisel verilerin doğruluğu ve güncelliği ilkesi TGDFtarafından da benimsenmiştir. TGDF, kendisine ulaşan resmî belgelerden veya ilgilisinin talebi üzerine işlemiş olduğu kişisel verileri günceller. Bunun için gerekli önlemleri alır.

Gizlilik ve Veri Güvenliği

Kişisel veriler gizlidir ve TGDF bu gizliliğe riayet etmektedir. Kişisel verilere TGDF içinde ancak yetki verilmiş kişiler ulaşabilir. TGDF tarafından toplanan kişisel verilerin korunması ve yetkisiz kişilerin eline geçmemesi ve veri sahibinin mağdur olmaması için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler alınmaktadır. Bu çerçevede yazılımların standartlara uygun olması, üçüncü partilerin özenle seçilmesi ve TGDF içinde de KVK Politikasına riayet edilmesi sağlanmaktadır. Hukuka uygun olarak kişisel verileri paylaştığımız şirketlerden de verileri koruması talep edilir.

Veri İşleme Amaçları

TGDF'nin kişisel verileri işleme amaçları Kişisel Verilerin İşlenmesi Aydınlatma Metninde belirtildiği şekildedir.

Müşteri, Muhtemel Müşteri ve İş ve Çözüm Ortakları Verisi

a. Sözleşme İlişkisi İçin Verinin Toplanması ve İşlenmesi

Müşteriler ve muhtemel müşterilerimizle bir sözleşme ilişkisi kurulmuş ise, toplanmış olan kişisel veriler, müşterinin onayı alınmaksızın kullanılabilir. Ancak bu kullanım, sözleşme amacı doğrultusunda gerçekleşir. Sözleşmenin daha iyi icrası ve hizmetin gereklilikleri ölçüsünde veriler kullanılır ve gerektiğinde müşterilerle irtibata geçilerek güncellenir.

b. İş ve Çözüm Ortakları Verileri

TGDF, gerek iş gerekse çözüm ortakları ile veri paylaşımı yaparken hukuka uygun davranmayı ilke edinir. İş ve çözüm ortakları ile veri gizliliği taahhüdü ile ve ancak hizmetin gerektirdiği kadar veri paylaşılmakta ve bu taraflardan mutlaka veri güvenliğinin sağlanmasına ilişkin tedbirleri alması talep edilir.

Reklam Amaçlı Veri İşleme

E-Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanun’un ile Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkındaki Yönetmeliğe uygun olarak ancak önceden onay alınan kişilere reklam amaçlı elektronik ileti gönderilebilir. Reklamın gönderileceği kişinin onayının açık bir şekilde mevcudiyeti şarttır.

Yine aynı mevzuat uyarınca belirlenen “onay”ın detaylarına da TGDF da riayet etmektedir. Alınacak onay, şirketinizin mal ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak, işletmesini tanıtmak ya da kutlama ve temenni gibi içeriklerle tanınırlığını artırmak amacıyla alıcıların elektronik iletişim adreslerine gönderdiği tüm ticari elektronik iletileri kapsamalıdır. Bu onay, yazılı olarak fiziki ortamda veya her türlü elektronik iletişim aracıyla alınabilir. Önemli olan, alıcının ticari elektronik ileti gönderilmesini kabul ettiğine dair olumlu irade beyanı, adı ve soyadı ile elektronik iletişim adresinin bulunmasıdır.

TGDF'nin Hukuki Yükümlülüğü veya Kanunda Açıkça Öngörülmesi Sebebiyle Yapılan Veri İşlemleri

Kişisel veriler, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla ayrıca onay alınmadan işlenebilir. Veri işlemlerinin tür ve kapsamı, yasal olarak izin verilen veri işleme faaliyeti için gerekli olmalı ve ilgili yasal hükümlere uygun olmalıdır.

TGDF'nin Veri İşlemesi

TGDF'nin sunduğu hizmet ve meşru amaçları doğrultusunda kişisel veriler işlenebilir. Ancak veriler hiçbir şekilde hukuka aykırı hizmetler için kullanılamaz.

Özel Nitelikli Verilerin İşlenmesi

TGDF, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, Kurul tarafından ayrıca belirlenen yeterli önlemlerin hepsini alır. TGDF'de özel nitelikli kişisel veriler “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”na göre işlenir.

Otomatik Sistemlerle İşlenen Veriler

Otomatik sistemler aracılığı ile işlenen veriler konusunda TGDF, Kanun ve ikincil mevzuata uygun davranır. Kişilerin açık rızası olmaksızın bu verilerden elde edilen bilgiler kişi aleyhine kullanılamaz. Ancak TGDF, kendi sistemindeki verileri kullanarak işlem yapacağı kişilerle ilgili kararlar alabilir.

Kullanıcı Bilgileri ve İnternet

TGDF'ye ait internet siteleri ve diğer sistemlerde veya uygulamalarda kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve kullanılması durumunda ilgili kişiler gizlilik bildirimi ile ve gerekirse çerezler hakkında bilgilendirilir.

Kişiler, internet sayfalarındaki uygulamalarımız konusunda bilgilendirilir. Kişisel veriler, hukuka uygun olarak işlenecektir.

Çalışanlarımıza Ait Veriler

c. İş İlişkisi İçin Verilerin İşlenmesi

Çalışanlarımızın kişisel verileri, iş sözleşmesinin ifası ve yan haklarının tesisi bakımından gerekli olduğu kadarıyla işlenebilir. Ancak TGDF, çalışanlarına ait verilerin gizliliği ve korunmasını temin eder.

d. Hukuki Yükümlülükler Gereği İşleme

TGDF, çalışanlarına ait kişisel verileri, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla ayrıca onay alınmadan verileri işleyebilir. Bu husus, kanundan kaynaklanan yükümlülüklerle sınırlıdır.

e. Çalışanların Yararına İşlemeler

TGDF, yan hak tesisi gibi çalışanlarının menfaatine olan işlemler için onay almaksızın kişisel verileri işleyebilir. İş ilişkilerinden kaynaklanan ihtilaflar için de TGDF, çalışanlara ait verileri işleyebilir.

f. Özel Nitelikli Verilerin İşlenmesi

Kanun’a göre Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.

TGDF, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ilgili kişinin onayı yanında Kurul tarafından ayrıca belirlenen yeterli önlemleri alır. Özel nitelikli kişisel veriler kişinin onayı olmaksızın ancak Kanunda izin verilen hallerle ilgili ve sınırlı olarak işlenebilir.

g. Otomatik Sistemlerle İşlenen Veriler

Çalışanların otomatik sistemlerle ilgili olarak işlenen verileri, TGDF içi terfilerde ve performans değerlendirmelerinde kullanılabilir. Çalışanlarımız aleyhine çıkan sonuca itiraz etme hakkına sahiptir ve bunu TGDF içi prosedürlere uyarak gerçekleştirirler. Çalışanların itirazları da yine TGDF içinde değerlendirilir.

h. Telekomünikasyon ve İnternet

TGDF içinde çalışanlara tahsis edilen bilgisayar, telefon, e-posta ve diğer uygulamalar çalışana sadece iş amacı ile tahsis edilmiştir. Çalışan TGDF'nin kendisine tahsis ettiği bu vasıtaların hiçbirini özel amaçları ve iletişimi için kullanamaz. TGDF bu araçlar üzerindeki bütün verileri kontrol edebilir ve denetleyebilir. Çalışan, işe başladığı andan itibaren kendisine tahsis edilen bilgisayarda, telefonlarda ya da diğer araçlarda iş dışında başka bir veri ya da bilgi bulundurmayacağını taahhüt etmektedir.

Kişisel Verilerin Yurt İçi ve Dışına Aktarılması

Kişisel veriler, TGDF tarafından hizmetin görülebilmesi amacıyla hâkim hissedar ile ayrıca iş ve çözüm ortakları ile paylaşılabilir.

TGDF kişisel verileri, TGDF'nin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve TGDF'nin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin TGDF'de sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak TGDF'nin tedarikçilerine aktarabilecektir.

TGDF, Kurul tarafından belirlenen şartlar dahilinde kişisel verileri Kanundaki diğer şartlara uygun olarak yurt içi ve yurt dışına aktarma yetkisine sahiptir.

İlgili Kişinin Hakları

TGDF, KVKK kapsamında ilgili kişinin veri işlenmeden önce onayını alma hakkının olduğunu, verinin işlenmesinden sonra ise verisinin kaderini tayin etme hakkına sahip olduğunu kabul etmektedir.

TGDF tarafından internet sayfamızda duyurulan ilgilimize başvurarak kişisel verilerle ilgili olarak;

1. Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. 7’nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahiptir.

Buna karşın,

TGDF içinde anonimleştirilmiş verilerle ilgili olarak kişilerin bir hakkı bulunmamaktadır. TGDF, kişisel verileri, iş ve sözleşme ilişkisi gereğince, bir yargısal görevin ya da devlet otoritesinin Kanuni yetkilerini kullanması amacıyla ilgili kurum ve kuruluşlarca paylaşabilir.

Kişisel veri sahipleri yukarıda belirtilen haklarına ilişkin taleplerini TGDF resmi internet adresinden temin edebileceğiniz başvuru formunu eksiksiz doldurarak ve ıslak imza ile imzalayarak yine TGDF adresine, iadeli taahhütlü mektupla ve kimlik fotokopileriyle (nüfus cüzdanı için sadece ön yüz fotokopisi olacak şekilde) göndererek TGDF'ye iletebileceklerdir. Başvurularınız, başvurunuzun içeriğine göre en kısa sürede ya da TGDF'ye ulaşmasından sonra en geç 30 gün içinde cevaplanacaktır. Başvurularınızı, iadeli taahhütlü mektupla yapmanız gerekmektedir. Ayrıca başvurularınızın sadece sizlerle ilgili kısmı cevaplanacak olup, eşiniz, yakınınız ya da arkadaşınız hakkında yapılan bir başvuru kabul edilmeyecektir.

TGDF, başvuru sahiplerinden başkaca ilgili bilgi ve belge talep edebilir.

Gizlilik İlkesi

İster çalışanlar isterse diğer kişilerin TGDF'deki verileri gizlidir. Hiç kimse sözleşme ya da kanuna uygunluk olmaksızın başkaca hiçbir amaç için bu verileri kullanamaz, kopyalayamaz, çoğaltamaz, başkalarına aktaramaz, iş amaçları dışında kullanamaz.

İşlem Güvenliği

TGDF tarafından toplanan kişisel verilerin korunması ve yetkisiz kişilerin eline geçmemesi ve müşterilerimizin ve müşteri adaylarımızın mağdur olmaması için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler alınmaktadır. Bu çerçevede yazılımların standartlara uygun olması, üçüncü partilerin özenle seçilmesi ve TGDF içinde de KVK Politikasına riayet edilmesi sağlanmaktadır. Güvenliğe ilişkin önlemler, sürekli olarak yenilenmekte ve geliştirilmektedir.

Denetim

TGDF, kişisel verilerin korunması konusunda gerekli iç ve dış denetimleri yaptırır.

İhlallerin Bildirimi

TGDF, kişisel verilerle ilgili herhangi bir ihlal olduğu kendisine bildirildiğinde söz konusu ihlali gidermek için derhal harekete geçer. İlgilinin zararını en aza indirir ve zararı telafi eder. Kişisel verilerin dışarıdan yetkisiz kimselerce ele geçirildiğinde durumu derhal Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir.

İhlallerin bildirimi ile kurumsal internet adresimizde belirtilen usullere göre başvuruda bulunabilirsiniz. KVKK Başvuru ve Bilgi Talep formu için tıklayınız. 

Güncelleme

İşbu Politika’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

 1. Amaç

İşbu Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın amacı, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 31/01/2018 tarihli ve 2018/10 sayılı Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler kararından doğan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ile özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde alınan teknik ve idari tedbirlerin ortaya konulmasıdır.

2. Tanımlar

3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.

TGDF, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde Kanun’a ve diğer mevzuat hükümlerine riayet eder. Bu doğrultuda özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki ilkelere uygun olarak işlenir:

1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
2. Doğru ve gerektiğinde güncel olma
3. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma
4. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
5. Mevzuatta öngörülen ya da işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, TGDF tarafından veri sahibinin açık rızasının alındığı durumlarda ya da kanunlarda öngörülen hallerde işlenmektedir.

Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ise veri sahibinin açık rızasının alındığı durumlarda ya da kamu sağlığının korunması, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, koruyucu hekimlik, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla işlenmektedir.

Sağlık verilerinin işlenmesinde 20 Ekim 2016 tarihli ve 29863 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi Ve Mahremiyetinin Sağlanması Hakkında Yönetmelik hükümlerine de riayet edilmektedir.

4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması İçin Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

TGDF, özel nitelikli kişisel verilerin Kanun’a ve ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesi ile özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için her türlü tedbiri almaktadır. Bu kapsamda alınan tedbirler aşağıda sıralanmıştır:

5. İdari Tedbirler

• TGDF, özel nitelikli kişisel verilerin işlenme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda düzenli eğitimler vermektedir.
• TGDF, çalışanları ile veri güvenliğinin sağlanması için gizlilik sözleşmeleri akdetmektedir.
• Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcılar, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanmakta ve periyodik yetki kontrolleri gerçekleştirilmektedir.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların kişisel verilere erişim yetkileri derhal kaldırılmaktadır. TGDF, bu kapsamda çalışanlara tahsis etmiş olduğu envanterleri derhal iade almaktadır.

6.Teknik Tedbirler

i. Elektronik Ortamda Muhafaza Edilen ve/veya Erişilen Özel Nitelikli Kişisel Veriler Bakımından Alınan Teknik Tedbirler

• Özel nitelikli kişisel veriler kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmektedir.
• Kriptografik anahtarlar güvenli ve farklı ortamlarda tutulmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtları güvenli olarak loglanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta ve test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin erişildiği yazılımlara ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, bu yazımların güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta ve test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verilere uzaktan erişim sağlandığı hallerde en az iki kademeli doğrulama sistemi kullanılmaktadır.

ii. Fiziksel Ortamda Muhafaza Edilen ve/veya Erişilen Özel Nitelikli Kişisel Veriler Bakımından Alınan Teknik Tedbirler

• Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Bu ortamların fiziksel güvenliği sağlanmakta ve yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

7. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

TGDF, özel nitelikli kişisel verileri Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları çerçevesinde aktarmaktadır. Veri güvenliğini sağlama amacıyla TGDF tarafından veri aktarımında aşağıdaki kurallar uygulanmakta ve bu kapsamda periyodik denetimler gerçekleştirilmektedir.

• E-Posta Yoluyla Aktarım

Özel nitelikli kişisel verilerin e-posta yoluyla aktarıldığı hallerde şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarım yapılmaktadır.

• TaşınabilirBellek, CD, DVD Gibi Ortamlar Yoluyla Aktarım

Özel nitelikli kişisel verilerin taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarıldığı hallerde kriptografik yöntemlerle şifrelenme işlemi yapılmakta ve kriptografik anahtar farklı bir ortamda tutulmaktadır.

• Farklı Fiziksel Ortamlardaki Sunucular Arasında Aktarım

Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında özel nitelikli kişisel veri aktarımında, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir.

• Kâğıt Ortamı Yoluyla Aktarım

Özel nitelikli kişisel verilerin kâğıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemlerin alınmakta ve evrak "gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir.

8. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası

Özel nitelikli kişisel veriler, TGDF tarafından Kanun ile diğer mevzuata ve Kurul tarafından yayımlanan Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler kararına uygun olarak aşağıdaki hallerde saklanmaktadır:

1. Veri sahibinin açık rızasının elde edilmiş olması
2. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin saklanmasının kanunlarda öngörülmüş olması
3. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin verilerin kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,  sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla saklanması

TGDF tarafından Kanun ile diğer mevzuata uygun olarak saklanan özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki sebeplerin ortaya çıkması halinde re’sen ya da veri sahibinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir:

1. Özel nitelikli kişisel veri saklama faaliyetinin veri sahibinin açık rızasına dayandığı hallerde açık rızanın geri alınmış olması
2. Özel nitelikli kişisel verilerin saklanma amacının gerçekleşmiş, imkansızlaşmış ya da diğer herhangi bir yolla ortadan kalkmış olması
3. Özel nitelikli kişisel verilerin saklanmasına dayanak teşkil eden mevzuat hükümlerinin değişmesi ya da yürürlükten kalkması
4. Kanun’un 6. maddesinde yer alan işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkmış olması
5. Veri sahibinin TGDF'ye usulüne uygun olarak ilettiği özel nitelikli kişisel verilerinin imhasına ilişkin talebinin TGDF tarafından haklı görülmesi ve olumlu sonuçlandırılması
6. TGDF’nin, veri sahibi tarafından özel nitelikli kişisel verilerinin imhası talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması.

Özel nitelikli kişisel verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkin diğer hususlar Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında düzenlenmiştir.

9. Güncelleme

İşbu Politika’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

Saklama İmha Ve Yönergesi

1. Kişisel veri saklama ve imha yönergesinin hazırlanma amacı

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Yönergesi (“Yönerge”), veri sorumlusu sıfatıyla Türkiye Gıda ve İçecek Sanayii Dernekleri Federasyonu (TGDF) tarafından TGDF kişisel veri işleme envanterine uygun olarak hazırlanmıştır. Politika’nın hazırlanma amacı 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’te öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi; tüzel kişilik bünyesinde kişisel veri saklama ve periyodik imha sürelerinin  ortaya konulması; kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alanların unvanlarının, birimlerinin ve görev tanımlarının belirlenmesi ve diğer yükümlülüklerin yerine getirilmesidir.

2. Tânımlar

 3. Kayıt Ortamları

Kişisel veriler, TGDF tarafından Kanun ve diğer mevzuata uygun bir şekilde ve veri güvenliğini sağlamaya yönelik her türlü teknik ve idari tedbir alınarak aşağıdaki fiziki ve elektronik ortamlarda saklanmaktadır:

3.1 Fiziki Kayıt Ortamları

Birim Dolapları

Arşiv

3.2 Elektronik Kayıt Ortamları

4. Kişisel Verilerin Saklanmasını ve İmhasını Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler, TGDF'nin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi, müşteri, tedarikçi, çalışan ve diğer iş ortakları ile ilişkilerinin sürdürülebilmesi, ticari faaliyetlerinin yürütülebilmesi amaçlarıyla ile aşağıdaki hukuki sebepler dahilinde saklanmaktadır:

1. Veri sahibinin açık rızasının elde edilmiş olması
2. Kişisel verilerin saklanmasının TGDF'nin tabi olduğu mevzuatta açıkça öngörülmüş olması
3. Sözleşmelerin kurulması ya da ifası ile doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşme taraflarından birine ait kişisel verilerin saklanmasının gerekli olması
4. Kişisel verilerin saklanmasının TGDF'nin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması
5. Bir hakkıntesisi, kullanılmasıya da korunması için kişisel verilerin saklanmasının gerekli olması
6. Veri sahiplerinin kendileri tarafından alenileştirilen kişisel verilerin alenileştirme amacıyla örtüşecek biçimde saklanmasının gerekli olması
7. Veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla TGDF'nin meşru menfaatlerinin elde edilebilmesi için kişisel verilerin saklanmasının gerekli olması

TGDF tarafından hukuka uygun olarak ve veri güvenliğini sağlamaya yönelik her türlü teknik ve idari tedbir alınarak saklanan kişisel veriler aşağıdaki sebeplerin ortaya çıkması halinde re’sen ya da veri sahibinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir:

1. Kişisel veri saklama faaliyetinin veri sahibinin açık rızasına dayandığı hallerde açık rızanın geri alınmış olması
2. Kişisel verilerin saklanma amacının gerçekleşmiş, imkansızlaşmış ya da diğer herhangi bir yolla ortadan kalkmış olması
3. Kişisel verilerin saklanmasına dayanak teşkil eden mevzuat hükümlerinin değişmesi ya da yürürlükten kalkması
4. Kanun’un 5. maddesinde yer alan işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkmış olması
5. Veri sahibinin TGDF'ye usulüne uygun olarak ilettiği kişisel verilerinin imhasına ilişkin talebinin TGDF tarafından haklı görülmesi ve olumlu sonuçlandırılması
6. TGDF'nin, veri sahibi tarafından kişisel verilerinin imhası talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması.

5. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Saklanmasını ve İmhasını Gerektiren Sebepler

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.

Özel nitelikli kişisel verilerin korunması ve hukuka uygun olarak işlenmesine yönelik TGDF tarafından alınan tedbirler TGDF Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda düzenlenmektedir.

Özel nitelikli kişisel veriler, TGDF tarafından 6698 sayılı Kanun ile diğer mevzuata ve Kurul tarafından yayımlanan Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler kararına uygun olarak aşağıdaki sebeplerle dahilinde saklanmaktadır:

1. Veri sahibinin açık rızasının elde edilmiş olması
2. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin saklanmasının kanunlarda öngörülmüş olması
3. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin verilerin saklanmasının kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi için gerekl iolması.

TGDF tarafından 6698 sayılı Kanun ile diğer mevzuata ve Kurul tarafından yayımlanan Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler kararına uygun olarak saklanan özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki sebeplerin ortaya çıkması halinde re’sen ya da veri sahibinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir:

1. Özel nitelikli kişisel veri saklama faaliyetinin veri sahibinin açık rızasına dayandığı hallerde açık rızanın geri alınmışolması
2. Özel nitelikli kişisel verilerin saklanma amacının gerçekleşmiş, imkansızlaşmış ya da diğer herhangi bir yolla ortadan kalkmış olması
3. Özel nitelikli kişisel verilerin saklanmasına dayanak teşkil eden mevzuat hükümlerinin değişmesi ya da yürürlükten kalkması
4. Kanun’un 6. maddesinde yer alan işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkmış olması
5. Veri sahibinin TGDF'ye usulüne uygun olarak ilettiği özel nitelikli kişisel verilerinin imhasına ilişkin talebinin TGDF tarafından haklı görülmesi ve olumlu sonuçlandırılması
6. TGDF'nin , veri sahibi tarafından özel nitelikli kişisel verilerinin imhası talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde;  Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması.

6. Veri Güvenliğini Sağlamak için Alınan Tedbirler 

Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla TGDF tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

6.1 İdari Tedbirler

TGDF'nin aldığı idari tedbirler şunlardır:

• TGDF, Kanun ve diğer mevzuata uygun olarak kişisel veri güvenliği politika ve prosedürlerini belirler; Kanun’un ve belirlenen politikaların uygulanmasının temini için tüzel kişiliği bünyesinde düzenli denetim çalışmaları yürütür.
• TGDF, kişisel verilerin korunması konusunda bilgili personel istihdam eder. Personellerine yönelik kişisel verilerin korunması hukuku eğitim programları düzenler ve farkındalık çalışmaları yürütür.
• TGDF, kişisel veri aktarım faaliyetlerinde kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile veri paylaşım sözleşmesi imzalar veveri güvenliğini sağlar.
• TGDF, saklanan kişisel verilere erişim yetkisini yalnızca tüzel kişilik bünyesindeki görevi gereği yetkili personel ile sınırlandırır.
• TGDF, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak üçüncü kişiler tarafındanele geçirilmesi halinde ihlali verisahibine ve Kurul’a gecikmeksizin bildirir.

6.2 Teknik Tedbirler

TGDF, teknik tedbirler kapsamında;

• Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.
• Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.
• Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.
• Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
• Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.
• Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.
• Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemlerile korunur.

7. Periyodik İmha Süresi 

TGDF, işbu Politika’da belirlenen saklama süresinin dolması ile imha yükümlülüğünün ortaya çıkmasını takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok eder ya da anonim hale getirir.

Periyodik imha, yılda iki kez 6 aylık aralıklarla olmak üzere Nisan-Ekim aylarında gerçekleştirilir.

8. Kayıtların Saklanması 

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

9. Saklama ve İmha Süreleri 

Kişisel veriler, Kanun’un 4. maddesinde yer alan genel ilkelere uygun olarak mevzuatta öngörülen ya da işlenme amacı için gerekli olan süre ile sınırlı olarak saklanmaktadır. Bu kapsamda belirlenen saklama süreleri aşağıdaki tabloda yer almaktadır.

10. Personel Unvan, Birim ve Görev Tanımları Tablosu 

Kişisel veri saklama ve imha süreçlerine katılan TGDF personelinin unvan, birim ve görev tanımları aşağıdaki tabloda gösterildiği şekildedir:

11. Güncelleme 

İşbu Politika’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

KVK Hükmü

Taraflar, birbirleri tarafından aktarılan bilgilerden gerçek kişilere ilişkin her türlü bilginin, tüzel kişilere ilişkin olmakla birlikte gerçek kişilere ilişkin bilgileri içeren her türlü bilginin kişisel veri olduğunu, bu bilgilerin 6698 Sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na” uygun olarak ve bu sözleşmedeki şartlarla işleneceğini kabul eder.

Taraflar; birbirlerinin aktardığı kişisel verileri, iş bu Sözleşme’ye ilişkin hizmet kapsamında, Sözleşme amacına uygun, işlendiği amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlemeyi, bu Sözleşme kapsamındaki hizmetin görülmesi için gerekli olan süre sonuna kadar muhafaza etmeyi, kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silmeyi, yok etmeyi veya anonim hâle getirmeyi kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, birbirlerinin aktarmış olduğu kişisel verileri, hiçbir şekilde gerek yurt içindeki gerekse yurt dışındaki üçüncü kişilere ya da kurumlara aktarmamayı, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini ve/veya kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemeyi, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeyi, her türlü teknik ve idari tedbirleri almayı, 6698 Sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” gereğince çıkarılacak tüm alt düzenlemelere uymayı ve gerekli olması halinde iş bu Sözleşme kapsamındaki işlemlerini uyumlu hale getirmeyi kabul, beyan ve taahhüt eder.

Taraflar, kendisinin ve/veya personelinin işbu Sözleşme kapsamında kendisine aktarılan kişisel verilerin herhangi bir üçüncü kişiye açıklanması, aktarılması halinde ya da üçüncü bir gerçek ya da tüzel kişinin bu Sözleşme kapsamındaki bilgilere herhangi bir şekilde ulaşması halinde, diğer Taraf’ın Sözleşmeyi tek yanlı olarak feshedebileceğini ve ihlale uğramış tarafın doğmuş ve doğacak tüm zararını tazmin etmekle yükümlü olacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.